Путевой лист

Если на балансе государственного учреждения имеются транспортные средства, то неизбежно возникает вопрос о корректном учёте горюче-смазочных материалов. Сложность учёта ГСМ заключается в том, что их нужно списывать в соответствии с определенными нормами. При этом в зимний и летний период нормы расходования горюче-смазочных материалов могут варьироваться. Еще одна особенность учёта ГСМ – нормы списания по километражу или по мотто-часам, в зависимости от специфики применения транспортного средства. Поэтому можно сделать вывод о том, что списание горюче-смазочных материалов достаточно сложно делать с помощью документа «Списание запасов», поскольку это затруднит контроль соответствия установленным нормам количества израсходованных ГСМ.

По этой причине в конфигурацию включен документ Путевой лист. Открыть этот документ можно с помощью меню «Запасы» – «Путевой лист». В зависимости от вида ГСМ, списываемых по путевому листу, можно рассчитать норму списания по километражу или по мотто-часам. В случае списания по километражу указываются показания спидометра при выезде и при возвращении, а в случае списания по мотто-часам время начала и окончания эксплуатации транспортного средства. В зависимости от вида ГСМ, периода эксплуатации и норм расходования ГСМ для конкретного автомобиля табличную часть «ГСМ» можно заполнить горюче-смазочными материалами, соответствующими параметрам, выбранным в шапке документа (в том числе на основной закладке).

putevoi_list

 

Документ позволяет:

  • проверить соответствие расходования горюче-смазочных материалов нормам списания;
  • списать ГСМ по норме или фактическому расходу;
  • сформировать бухгалтерские проводки по списанию ГСМ;
  • сформировать печатную форму «Путевой лист» на казахском и русском языках.

Рассмотрим механизм заполнения документа более подробно:

  • номер – номер документа;
  • дата – дата списания горюче-смазочных материалов;
  • № путевого листа – номер путевого листа;
  • организация – учреждение, в котором числятся ГСМ;
  • водитель – водитель автомобиля и материально-ответственное лицо, израсходовавшее ГСМ;
  • транспортное средство – автомобиль, по которому составлен путевой лист;
  • период – зимний или летний период. Заполнение этого реквизита непосредственно влияет на нормы расхода ГСМ, которые могут быть различны в зависимости от времени года;
  • учитывать классификацию расходов – этот флаг целесообразно устанавливать в том случае, если пользователь хочет списать ГСМ, приобретенные по определенной статье бюджетной классификации, то следует предварительно установить флаг «Учитывать классификацию расходов» и заполнить реквизиты документа, описанные ниже. Эти реквизиты становятся доступными для редактирования только в случае установленного флага «Учитывать классификацию расходов»;
  • источник финансирования – источник средств, за счёт которых делается приобретение. В частности, можно указать бюджетные средства, средства, полученные от реализации платных услуг, благотворительные средства и т.д.;
  • программа – бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
  • код платных услуг – код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
  • специфика – бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов бюджета);

На закладке «Основная» заполняются основные реквизиты для расчёта нормы расхода ГСМ в соответствии с километражем или мотто-часами:

  • при выезде – показания спидометра до начала маршрута;
  • при возвращении – показания спидометра после поездки;
  • километраж – пробег автомобиля за время поездки. Километраж рассчитывается автоматически, если введены показания спидометра;
  • норма расхода на 100 км – норма расхода ГСМ, которая заполняется автоматически в зависимости от периода, если в справочнике Долгосрочные активы для данного автомобиля указаны летняя и зимняя норма расхода ГСМ на 100 км;
  • расход по норме – расход ГСМ в соответствии с нормой, рассчитывается автоматически при заполнении километража и нормы расхода;
  • выезд, в часах – время выезда. Реквизиты, касающиеся времени выезда и возвращения целесообразно заполнять, если необходимо рассчитать норму расхода ГСМ по мотто-часам;
  • возвращение, в часах – время возвращения;
  • норма расхода по мотто-часам – заполняется автоматически, если в документе выбран вид ГСМ, списываемый по мотто-часам и в справочнике «Долгосрочные активы» для данного автомобиля указаны летняя и зимняя норма расхода ГСМ по мотто-часам;
  • мотто-часы – отработанное время;
  • расход по норме – расход ГСМ в соответствии с нормой, рассчитывается автоматически при заполнении мотто-часов и нормы расхода по мотто-часам.

Период оформления путевого листа:

  • начало периода – начало периода, за который формируется путевой лист;
  • конец периода – конец периода, за который формируется путевой лист.

Рассмотрим заполнение табличной части, расположенной на закладке «ГСМ»:

  • номенклатура – списываемые горюче-смазочные материалы;
  • единица измерения – единица измерения списываемых ГСМ;
  • цена – цена списываемых ГСМ;
  • остаток ГСМ – наличие ГСМ у водителя;
  • фактический расход – количество фактически списываемых ГСМ. Если бухгалтеру необходимо списать ГСМ больше или меньше нормы, то он может вручную указать количество в колонке «Фактический расход»;
  • сумма – сумма списания;
  • движение запасов – вспомогательный реквизит, необходимый для корректного формирования отчёта «Отчёт о движении запасов (форма №6)».

На закладке «Дополнительно»:

  • счёт ГСМ – счёт учёта горюче-смазочных материалов. ГСМ учитываются на счёте 1315 «Топливо, ГСМ»;
  • счёт расхода – счёт бюджетного плана счётов, предназначенный для учёта фактических расходов. На этот счёт должны быть отнесены затраты по списанию ГСМ;
  • статья затрат – вид расходов, детализирующий статьи экономической классификации расходов;
  • вид ГСМ – дополнительный реквизит, определяющий механизм расчёта нормы расхода ГСМ по километражу или по мотто-часам.

Заполнение табличной части возможно не только вручную. Если нажать кнопку «Заполнить», то в табличной части, появятся все ГСМ соответствующего вида, имеющиеся у водителя по выбранной классификации расходов, причем общее их количество будет соответствовать норме расхода ГСМ, рассчитанной на закладке «Основная». Заполнение также возможно с помощью кнопки «Подбор».