Поступление запасов и услуг

В конфигурации для регистрации поступления товарно-материальных запасов и услуг предназначен документ Поступление долгосрочных активов, запасов и услуг. Документ можно открыть через меню «Запасы» — «Поступление долгосрочных активов, запасов и услуг».

postuplenie_zapasov_i_uslug

 

С помощью этого документа можно оприходовать товарно-материальные запасы, а также основные средства и нематериальные активы. Документ Поступление долгосрочных активов, запасов и услуг позволяет вести учёт услуг сторонних организаций. В связи с этим документ имеет три табличные части: «Долгосрочные активы», «Запасы», «Услуги». Вкладка «Счёта расчётов» – указываются счёт учёта расчётов с контрагентом и счёт учёта расчётов по авансам. Вкладки «Счёт-фактура» и «Дополнительно» – является вспомогательными и предназначены для формирования печатных форм.

Документ Поступление долгосрочных активов, запасов и услуг универсальный, предназначен для оформления нескольких операций: «Приход от поставщика», «Безвозмездное получение», «Ответственное хранение», «Передача на ответственное хранение», «Оприходование излишков». Вид операции влияет на заполнение документа и механизм формирования проводок.

Особенность безвозмездного получения материальных ценностей – необходимость формирования извещения по форме 280. Форма извещения аналогична авизо.

Рассмотрим реквизиты шапки документа:

  • номер — номер документа;
  • дата — дата поступления товарно-материальных ценностей;
  • организация – государственное учреждение, в которое поступили товарно-материальные ценности;
  • МОЛ – материально-ответственное лицо;
  • контрагент – сторонняя организация-поставщик;
  • договор – договор с контрагентом о поставке товаров, работ, услуг;
  • источник финансирования – источник средств, за счёт которых делается приобретение. В частности, можно указать бюджетные средства, средства, полученные от реализации платных услуг, благотворительные средства и т.д.;
  • программа – бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
  • код платных услуг – код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
  • специфика – бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов бюджета);
  • учитывать НДС – устанавливают флаг, если поступление с НДС.

Рассмотрим механизм заполнения табличной части на закладке «Запасы»:

  • номенклатура – приходуемая номенклатурная позиция (единица товарно-материальных запасов);
  • единица измерения – единица измерения номенклатуры;
  • счёт – счёт бюджетного плана счётов, на котором учитывается данная номенклатурная позиция. Этот реквизит заполняется автоматически только в случае корректного заполнения регистра сведений «Счёта учёта номенклатуры»;
  • количество – приходуемое количество;
  • цена – приходная цена товарно-материальных запасов;
  • сумма – сумма прихода;
  • МОЛ – материально-ответственное лицо;
  • движение запасов – вспомогательный реквизит, в некоторой степени являющийся дополнительной расшифровкой источника финансирования. Корректное заполнение этого реквизита необходимо для формирования отчёта «Отчёт о движении запасов (форма №6)»;
  • источник финансирования – источник средств, за счёт которых делается приобретение. В частности, можно указать бюджетные средства, средства, полученные от реализации платных услуг, благотворительные средства и т.д.;
  • программа – бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
  • код платных услуг – код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
  • специфика – бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов бюджета).

Заполнение этой табличной части можно ускорить, воспользовавшись кнопкой «Подбор» или «Заполнить по договору», при условии, что в договоре заполнена табличная часть сведениями по приобретаемой номенклатуре. В государственных учреждениях возможен учёт товарно-материальных запасов как по методу специфической идентификации, так и по средневзвешенным ценам. Сложность использования метода специфической идентификации заключается в опасности оприходовать товары, приобретенные по разным ценам, на одну и ту же номенклатурную позицию, а также в том, что можно ввести товар, приобретенный по одной и той же цене, несколько раз. Поэтому при использовании такого метода учёта пользователю целесообразно воспользоваться подбором по остаткам и ценам номенклатуры. В случае же ведения учёта по средневзвешенным ценам пользователь может использовать любой вариант подбора номенклатуры.

Заполнение табличной части, расположенной на закладке «Долгосрочные активы», несколько отличается от закладки «Запасы»:

  • долгосрочный актив – приходуемое основное средство;
  • счёт учёта – счёт учёта основных средств. Основные средства учитываются на счётах 2 раздела «Долгосрочные активы»;
  • счёт начисления амортизации – счёт учёта амортизации основных средств;
  • МОЛ – материально-ответственное лицо;
  • движение актива – вспомогательный реквизит, в некоторой степени являющийся дополнительной расшифровкой источника финансирования. Корректное заполнение этого реквизита необходимо для формирования отчёта «Отчёт о движении долгосрочных активов (форма №5-б)»;
  • стоимость – первоначальная стоимость основного средства;
  • источник финансирования – источник средств, за счёт которых делается приобретение. В частности, можно указать бюджетные средства, средства, полученные от реализации платных услуг, благотворительные средства и т.д.;
  • программа – бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
  • код платных услуг – код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
  • специфика – бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов бюджета).

Заполнение табличной части «Долгосрочные активы» вручную может оказаться неудобным для пользователя в случае оприходования большого количества однородных активов (например, 50 одинаковых шкафов или 15 одинаковых принтеров и т.д.). В этом случае необходимо завести одно основное средство, установить курсор на него и нажать кнопку «Продублировать строку», появляется специальная форма, в которой у пользователя запрашивается количество. После заполнения количества в документе появится необходимое количество строк.

Оприходование основного средства не подразумевает его ввод в эксплуатацию. Для ввода основных средств в эксплуатацию следует использовать документ Принятие к учёту долгосрочных активов, описанный в разделе «Учёт долгосрочных активов».

Наименее сложным является заполнение табличной части, расположенной на закладке «Услуги»:

  • номенклатура – наименование услуг, оказанных поставщиком;
  • количество – количество оказанных услуг;
  • цена – цена услуги;
  • сумма – общая стоимость услуг;
  • счёт затрат – счёт расходов, на который необходимо списать данный вид услуг;
  • вид субконто 1, 2, 3 – виды аналитики счёта затрат;
  • субконто затрат 1, 2, 3 – значения аналитики счёта затрат;
  • источник финансирования – источник средств, за счёт которых делается приобретение. В частности, можно указать бюджетные средства, средства, полученные от реализации платных услуг, благотворительные средства и т.д.;
  • программа – бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
  • код платных услуг – код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
  • специфика – бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов бюджета).

Из формы документа «Поступление долгосрочных активов, запасов и услуг» можно формировать другие документы, которые будут отражать дальнейшее перемещение запасов и другие связанные события: «Перемещение запасов», «Принятие к учёту долгосрочных активов», «Расходный кассовый ордер», «Реализация долгосрочных активов, запасов и услуг», «Списание запасов», «Сторнирование», «Счёт к оплате».