Расходный кассовый ордер

Для оформления операции по расходу наличных денежных средств в конфигурации «Бюджет.kz» используется документ Расходный кассовый ордер, который можно открыть через меню «Банк и касса».

raskhodnyi_kassovyi_order

 

Вне зависимости от выбранного вида операции, в документе необходимо заполнить следующие реквизиты:

  • номер – номер расходного кассового ордера;
  • дата – дата выдачи наличных денежных средств;
  • источник финансирования – источник, за счет которого расходуются денежные средства;
  • программа – бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
  • код платных услуг – код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
  • специфика – бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов бюджета). Этот реквизит необходимо заполнить вне зависимости от выбранного источника финансирования;
  • статья ДДС – статья движения денежных средств используется для ведения аналитического учета на счетах учета денежных средств;
  • касса – касса организации;
  • счёт кассы – счёт бюджетного плана счетов, на котором учитываются наличные денежные средства (счёт 1010 «Денежные средства в кассе»);
  • сумма – сумма документа.

Однако вид документа может меняться в зависимости от вида операции, поэтому при вводе нового документа (если в настройках пользователя не установлен признак «Выбирать вид операции при создании документов») необходимо сначала выбрать нужный вид операции из списка. Рассмотрим каждый из видов операций:

  • Возврат денежных средств покупателю – при выборе этого вида операции в шапке документа заполняются реквизиты «Контрагент» (сторонняя организация покупатель, которой должны быть возвращены денежные средства), «Договор контрагента» (договор, в соответствии с которым осуществляется возврат), а в табличной части документа указываются статьи бюджетной классификации и суммы возврата;
  • Взнос наличными в банк – (как правило, это агентское соглашение) при сдаче наличных денежных средств на расчетный счет формируется проводка: в дебет счета 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» и в кредит счета 1010 «Денежные средства в кассе». При этом в шапке документа указывается банк и договор с банком, статья ДДС. В табличной части документа указываются статьи бюджетной классификации, по которым будут получены денежные средства.
  • Выдача в подотчёт по ведомости – этот вид операции целесообразно выбирать, если в подотчёт выдаются денежные средства работникам по ведомости. Первоначально следует заполнить документ «Ведомость выплаты подотчётных сумм», далее на основании следует ввести документ «Расходный кассовый ордер», в шапке необходимо указать статью ДДС. При проведении документа сформируются проводки в дебет счета 1261 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников по подотчётным суммам»;
  • Выдача денежных средств подотчётному лицу — этот вид операции целесообразно выбрать, если подотчетное лицо получает в кассе денежные средства на хозяйственные или командировочные расходы. В этом случае в документе необходимо заполнить реквизит «Подотчетник». Помимо этого реквизита, в расходном кассовом ордере становится активной табличная часть, которая необходима для разбивки суммы документа по бюджетной классификации и видам задолженности подотчетных лиц. В частности, в табличной части должны быть заполнены реквизиты «Вид задолженности», «Источник финансирования», «Программа», «Код платных услуг», «Специфика», «Сумма». В качестве вида задолженности подотчетного лица можно выбрать одно из значений: «Приобретение активов», «Оплата поставщикам», «Суточные», «Суточные сверх нормы», «Расходы но найму жилья», «Расходы на проезд», «Прочие». Реквизиты «Источник финансирования», «Программа», «Код платных услуг», «Специфика» предназначены для ввода полной информации о статье бюджетной классификации;
  • Выплата заработной платы по ведомостям – данный вид операции используется в том случае, если необходимо выплатить заработную плату в соответствии с платёжной ведомостью. В этом случае в табличной части документа указываются платежные ведомости, в соответствии с которыми производится выплата, статьи бюджетной классификации и сумма выплаты;
  • Выплата заработной платы работнику – этот вид операции лучше использовать, если заработную плату необходимо выплатить не всем сотрудникам, а только одному работнику. При этом в шапке документа заполняются реквизиты «Работник», «Статья ДДС», «Сумма», а также сведения о бюджетной классификации расходов. Табличная часть документа заполняется в том случае, если выплата производится по нескольким статьям бюджетной классификации расходов;
  • Выплата по исполнительным листам по ведомости – данный вид операции может быть использован в том случае, если выплата по исполнительным листам производится по ведомости. При этом первоначально заполняется документ ИЛ перечисление получателям, затем на основании вводится документ Расходный кассовый ордер. В шапке документа следует заполнить реквизит «Статья ДДС»,  а табличная часть документа будет автозаполнена, исходя из документа основания;
  • Выплата по исполнительным листам – данный вид операции может быть использован в том случае, если выплата по исполнительному листу производится из кассы. При этом в шапке документа заполняются реквизиты «Истец» и «Исполнительный лист», «Статья ДДС», а в табличной части документа указываются статьи бюджетной классификации и сумма;
  • Выплаты физическим лицам по ведомостям – этот вид операции целесообразно выбирать, если выдаются денежные средства по ведомости физическим лицам, не являющимся работниками организации. Первоначально следует заполнить документ Ведомость выплаты сумм физическим лицам, далее на основании следует ввести документ Расходный кассовый ордер. В шапке следует указать реквизит «Статья ДДС». В табличной части документа указываются счета расходов 7 раздела  и статья затрат;
  • Выплаты физическим лицам – этот вид операции используется при выдаче денежных средств физическому лицу, не являющемуся работником организации. При этом в шапке документа заполняются реквизиты «Получатель», «Сумма», «Специфика», «Статья ДДС». В табличной части документа указываются счета расходов 7 раздела, статья затрат, статьи бюджетной классификации, сумма;
  • Прочий расход денежных средств – этот вид операции используется, если пользователю необходимо сформировать проводку, не регламентированную вышеперечисленными видами операций. При этом необходимо указать счет, корреспондирующий со счетом кассы и объекты аналитического учета.

Документ Расходный кассовый ордер имеет также дополнительную закладку «Печать», которая содержит следующие вспомогательные реквизиты для формирования печатной формы:

  • по документу – указываются реквизиты документов удостоверяющие личность получателя;
  • приложение – в качестве приложения можно указать номер документа, являющегося основанием оформления расходного кассового ордера.
  • основание – основание оформления расходного кассового ордера;
  • выдать – указывается юридическое или физическое лицо, которому выданы наличные денежные средства;
  • признак «Печать табличной части построчно» позволяет выводить в печатную форму отдельные строки по корреспонденции счетов.

Документ Расходный кассовый ордер имеет типовые печатные формы №КО-2 Альбома форм на русском и казахском языках.