Авансовый отчет

Для учёта расчётов с подотчётными лицами в конфигурацию добавлен документ «Авансовый отчёт», который можно открыть с помощью меню «Банк и касса» – «Авансовый отчёт».

avansovyi_otchet

 

В шапке документа необходимо заполнить следующие реквизиты:

  • номер – номер авансового отчёта;
  • дата – дата формирования авансового отчёта;
  • организация – учреждение, по которому формируется отчёт;
  • физическое лицо – подотчетное лицо, предоставившее авансовый отчет;
  • источник финансирования – указывается источник денежных средства (бюджетные средства, депозитные и т.д.);
  • программа – статья функциональной классификации расходов;
  • специфика – статья экономической классификации расхода;
  • счёт расчётов – счёт бюджетного плана счетов, предназначенный для ведения учета расчетов с подотчетными лицами (счет 1261 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников по подотчетным суммам»).

Закладка «Авансы» предназначена для того, чтобы отразить все расходные документы, по которым подотчетное лицо получало денежные средства. При заполнении закладки указываются:

  • расходный кассовый ордер – расходный кассовый документ, по которому подотчетному лицу были выданы денежные средства;
  • счёт к оплате – расходный банковский документ, в соответствии с которым на карточный или лицевой счет подотчетного лица перечислялись денежные средства;
  • выдано по документу – сумма счёта к оплате или расходного кассового ордера, предназначенная подотчетному лицу, выбранному в шапке документа;
  • осталось по документу – остаток суммы неизрасходованных подотчетным лицом по данному документу;
  • израсходовано – часть суммы, израсходованная подотчетным лицом по ранее полученным подотчетным суммам.

Как правило, подотчетные суммы могут быть использованы не только на командировочные расходы, но и на приобретение различных товарно-материальных запасов, а также долгосрочных активов. Приобретение запасов необходимо отразить на закладке  «Запасы», заполнив следующие реквизиты:

  • номенклатура – наименование запасов;
  • количество – количество приобретенных запасов;
  • цена – цена приобретенных запасов;
  • сумма – сумма, на которую были приобретены запасы;
  • МОЛ – материально-ответственное лицо;
  • поставщик – контрагент, у которого были приобретены товарно-материальные запасы;
  • наименование документа – наименование документа, являющегося основанием для оприходования товарно-материальных запасов и приложенного к авансовому отчету;
  • номер документа – номер документа-основания;
  • дата документа – дата документа основания;
  • счет учета (БУ) – счёт, на котором будут учитываться запасы;
  • движение запасов – вид движения товарно-материальных запасов. Корректное заполнение этого реквизита необходимо для формирования «Отчета о движении запасов (форма №6)», являющимся одним из бюджетных отчётов в государственных учреждениях;
  • источник финансирования – источник за счёт которого было сделано приобретение. В качестве источника финансирования могут быть выбраны бюджетные средства, средства полученные от реализации товаров, работ, услуг, благотворительные средств и т.д.;
  • программа – бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
  • код платных услуг – код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
  • специфика – бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов).

В случае приобретения основных средств и нематериальных активов используется закладка «Активы», которая содержит те же реквизиты, что и закладка «Запасы», за исключением того, что вместо реквизита «Номенклатура» используется реквизит «Актив», значение которого выбирается из справочника «Долгосрочные активы».

В случае, если подотчетное лицо предоставляет авансовый отчёт по оплате услуг сторонней организации используем закладку «Оплата счетов», по командировочным расходам необходимо использовать закладку «Прочее». Помимо реквизитов, перечисленных на закладке «Запасы», она имеет следующие дополнительные реквизиты:

  • вид задолженности – вид задолженности подотчётного лица конкретизирующий, какие именно расходы имели место (например, суточные, расходы на проезд, оплата поставщику и т.д.);
  • счёт затрат (БУ) – счет, использующийся для отнесения суммы авансового отчета на расходы;
  • вид субконто 1, 2, 3 – виды аналитики счета затрат;
  • субконто 1, 2, 3 — значения аналитики счета затрат.

При проведении авансового отчета формируется проводка в кредит счёта расчётов с подотчетными лицами. В случае приобретения запасов и долгосрочных активов формируются движения в регистр накопления «Движение долгосрочных активов и запасов», на основании которого формируются отчёты «Отчёт о движении долгосрочных активов (форма №5-б)» и «Отчёт о движении запасов (форма №6)».