Работа с документами и журналами документов

Информация о хозяйственных операциях государственного учреждения в системе «1С:Предприятие 8» регистрируется с помощью документов и сохраняется в журналах документов. При конфигурировании производятся настройки по сохранению документов и принадлежности их к каким-либо журналам.

Журналы документов предназначены для быстрого и удобного просмотра сохраненных документов. Один и тот же документ может отображаться в нескольких журналах или не отображаться ни в одном журнале, в зависимости от настроек определенных при конфигурировании.

Для вывода на экран конкретного журнала могут использоваться пункты главного меню, кнопки выбора значений типа документ других форм, или другие действия, если это задано на стадии конфигурирования. По умолчанию журналы документов можно открыть через меню «Главное меню» — «Все функции» — «Документы». На экране будет отображен список всех журналов документов существующих в системе.

 rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov

 

Для выбора необходимого журнала нужно встать на строку с его указанием и нажать на кнопку «Открыть», после чего откроется выбранный журнал.

Основные графы, которые, как правило, содержит любой журнал:

  • Дата — дата документа;
  • Время — время документа;
  • Документ — наименование документа;
  • Номер — номер документа.

Кроме этих граф журналы документов могут содержать специфические графы, определяемые реквизитным составом, хранящихся в них документов. В заголовке журнала отражается имя журнала, присвоенное ему при конфигурировании.

В журналах можно просматривать состояние документов. Для этого в левой графе журналов отражаются соответствующие значки:

  • Документ записан, но не проведен — rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov;
  • Документ проведен- rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov;
  • Документ помечен на удаление — rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov.

Для некоторых видов документов не предусмотрен режим проведения. В таких случаях состояние документа отражается значком  rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov после его записи.

В журналах, в которых хранится большое количество документов, бывает трудно быстро найти необходимый документ. В таких случаях можно воспользоваться Интервалом видимости, который позволит установить видимость только тех документов, которые входят в указанный интервал дат. Установить Интервал видимости можно одним из способов:

  • Открыть меню командной панели «Все действия» — «Установить интервал дат»;
  • Нажатием пиктограммы на панели инструментов rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov;
  • Вызвать контекстное меню нажатием правой клавиши мыши и выбрать команду «Установить интервал дат».

В журналах можно выполнить отбор документов по каким-либо значениям их реквизитов или по видам документов. Вид того или иного журнала пользователь самостоятельно может изменить. Отбор и сортировка документов в журналах, изменение формы журнала выполняется по такому же принципу, как и при работе со справочниками, который был описан выше в разделе Работа со справочниками.

Структура документов задается при настройке конфигурации. Документ может иметь «шапку» и одну или несколько табличных частей. В «шапке» документа указываются общие реквизиты, например «организация», «контрагент», «договор» и т.д. В табличной части регистрируются однотипные данные, такие как номенклатура, количество, цена т.д.

Принцип работы по вводу новых документов, копирования, удаления и редактирования документов схож с принципом работы со справочниками, который был описан выше в разделе Работа со справочниками.

При проведении документы могут изменять состояние тех или иных регистров. Для просмотра записей регистров, по которым выполняет движение конкретный документ можно воспользоваться одним из способов:

  • Открыть меню командной панели «Все действия» — «Движение документа»;
  • Нажатием пиктограммы на панели инструментов rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov;
  • Нажатием клавиши «F8».

На основании данных документов одного типа можно вводить документы другого типа, при этом часть данных документа-основания будет перенесена в вводимый документ. Для этого в конфигурации предназначен механизм ввода на основании, который настраивается при конфигурировании для каждого типа документов. Для того чтобы ввести новый документ на основании другого документа, необходимо с позиционировать курсор на документ-основание и воспользоваться одним из способов:

  • Открыть меню командной панели «Все действия» — «Создать на основании»;
  • Нажатием «Создать на основании» на панели инструментов rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov.

В выпадающем меню необходимо выбрать нужный вид документа из представленного списка видов документов, которые могут быть созданы на основании данного документа. После этого на экран выведется форма нового документа, поля которого заполнены на основании документа-источника. Правила заполнения определяются на этапе конфигурирования. Каждый документ конфигурации содержит обязательные реквизиты — «Номер» и «Дату». При вводе нового документа ему автоматически присваивается очередной порядковый номер в соответствии с установленным префиксом номеров документов. Данное значение может быть скорректировано пользователем. Дата документа устанавливается равной рабочей дате программы и также может быть отредактирована.

В отдельных документах конфигурации предусмотрена возможность изменения вида операции. Например, документ Платежный ордер (приход) может иметь вид операции «Оплата от покупателя», «Поступление спонсорской помощи», «Возврат зарплаты». Изменить вид операции можно выбрав необходимый вид в реквизите «Вид операции».

Дополнительно с документами можно выполнять и другие действия. Для этого на панели инструментов документа имеется набор пиктограмм:

  • Провести и закрыть rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov - при выполнении данного действия осуществляется проведение и закрытие документа;
  • Записать объект rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov - при нажатии на данную кнопку предоставляется возможность записать (сохранить) документ.
  • Провести rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov - при выполнении данного действия осуществляется проведение документа;
  • Печать rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov - при нажатии на кнопку печати выпадает список возможных печатных форм документа.
  • Открыть справку rabota_s_dokumentami_i_zhurnalami_dokumentov - при выполнении этой команды открывается окно со справочными данными по документу.